Para una micro, pequeña o mediana empresa, una cobranza atrasada o una diferencia que demora días en detectarse no es solo un problema administrativo: puede impactar directamente en su flujo de caja y en la capacidad de tomar decisiones. En este contexto, la automatización de procesos como la cobranza y conciliación de pagos comienza a adquirir mayor relevancia entre empresas que buscan reducir tareas manuales y tener mayor control sobre sus ingresos.
La oportunidad es especialmente relevante considerando el peso de este segmento en la economía chilena. De acuerdo con cifras del Ministerio de Economía, las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPymes) representan cerca del 98,5% de las empresas con inicio de actividades del país, donde las microempresas abarcan el 75% y las pequeñas empresas el 21%. Para estas compañías, digitalizar la gestión de pagos puede significar una diferencia importante, especialmente cuando los equipos son pequeños y una misma persona debe hacerse cargo de múltiples funciones.
“En una pyme, el tiempo de las personas es un recurso especialmente valioso. Cuando un equipo debe dedicar horas a revisar planillas, buscar transferencias, cuadrar montos o identificar quién pagó, está destinando recursos a una tarea que puede automatizarse”
Así lo explica Rodrigo Cornejo, gerente comercial y socio de Otrospagos.com. El problema suele presentarse cuando el volumen de operaciones comienza a crecer. Aunque Excel sigue siendo una herramienta utilizada, la actualización manual aumenta el riesgo de errores, duplicidades y datos desactualizados, además de generar una fuerte dependencia de quienes administran las planillas.
Límites de las planillas tradicionales y beneficios de la automatización
“Excel funciona bien mientras los volúmenes son manejables, y de hecho en nuestra experiencia, contamos con protocolos de integración a través de cargas en Excel para quienes precisamente están en ese rango, y está bien; pero cuando una pyme comienza a crecer, la complejidad también aumenta. El desafío deja de ser simplemente registrar los pagos y pasa a ser clave tener certeza de cuánto se ha recaudado, qué está pendiente y dónde existen diferencias”
Al respecto, Cornejo explica que la automatización permite abordar este proceso desde la publicación de la deuda hasta la recepción, conciliación y liquidación de los fondos. De este modo, cada pago queda registrado automáticamente, identificando quién pagó, cuándo, por qué medio y por qué monto. Esto otorga una visión actualizada de la recaudación para detectar rápidamente cuentas pendientes o diferencias, sin esperar al cierre de un período ni realizar conciliaciones manuales.
“Para una pyme, saber en tiempo real qué dinero entró y qué dinero todavía está pendiente es fundamental para gestionar su caja. No se trata solamente de cobrar más rápido, sino de contar con información confiable para decidir cuándo pagar, cuánto invertir o dónde poner el foco de la cobranza”
Otro beneficio radica en la liberación de horas de trabajo al disminuir tareas repetitivas como revisar cartolas, identificar transferencias o actualizar estados de cuenta. Según Cornejo, al automatizar estas labores, los equipos dejan de actuar como digitadores y se concentran en tareas que aportan valor directos al negocio, como gestionar clientes o analizar datos.
Sectores con mayor adopción de pagos recurrentes
La digitalización de pagos resulta especialmente útil para organizaciones que manejan cobros recurrentes o un alto volumen transaccional. Entre estos rubros destacan:
- Empresas de servicios
- Administradoras de edificios y condominios
- Inmobiliarias
- Instituciones educacionales
- Clínicas y centros de salud
- Automotoras
Finalmente, el ejecutivo destaca que la transformación digital no requiere necesariamente proyectos de gran escala, sino conectar de forma adecuada las herramientas existentes.
“La transformación digital de una pyme no tiene que comenzar con proyectos gigantescos. Muchas veces parte por automatizar un proceso concreto que consume muchas horas, como la cobranza y la conciliación. Si logramos que esa información fluya automáticamente, la empresa gana tiempo, reduce errores y obtiene algo todavía más importante: control sobre su negocio”
Fuente: comunicado de prensa recibido por Radio Hoy.